Master Service Agreement & Algemene Voorwaarden
Officenta – Multi T BV
1. Identiteit van de onderneming
Officenta is een dienst van:
Multi T BV
Strandloperslaan 21
8434 Westende
Ondernemingsnummer: BE0788179240
E-mail: [email protected]
Deze overeenkomst en de algemene voorwaarden regelen de relatie tussen Officenta en haar klanten met betrekking tot de levering van diensten.
2. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten geleverd door Officenta.
Door gebruik te maken van de diensten van Officenta aanvaardt de klant deze voorwaarden volledig en zonder voorbehoud.
Eventuele algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing tenzij schriftelijk door Officenta bevestigd.
3. Doel van de overeenkomst
Officenta levert administratieve, communicatieve, organisatorische en digitale ondersteuning via virtuele assistenten.
De dienstverlening kan onder meer bestaan uit:
administratieve ondersteuning
communicatiebeheer
digitale ondersteuning
ERP- en softwareondersteuning
automatisering en AI-integraties
organisatorische ondersteuning
De concrete diensten worden bepaald in offertes, overeenkomsten of servicebeschrijvingen.
4. Aard van de dienstverlening
Alle diensten van Officenta worden geleverd op basis van een middelenverbintenis.
Officenta verbindt zich ertoe redelijke inspanningen te leveren om haar diensten professioneel en zorgvuldig uit te voeren, zonder garantie op een specifiek resultaat.
5. Onafhankelijke dienstverlener
Officenta handelt als onafhankelijke dienstverlener.
De samenwerking tussen Officenta en de klant creëert geen:
arbeidsovereenkomst
partnerschap
joint venture
agentschaprelatie
Alle medewerkers en virtuele assistenten blijven onder het exclusieve gezag van Multi T BV.
De klant kan geen instructies geven die een hiërarchische relatie creëren zoals bij een arbeidsovereenkomst.
6. Gebruik van onderaannemers
Officenta heeft het recht om voor de uitvoering van haar diensten gebruik te maken van onderaannemers of externe specialisten.
Officenta blijft verantwoordelijk voor de coördinatie van deze dienstverlening.
7. Verantwoordelijkheden van de klant
De klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor:
de juistheid van aangeleverde informatie
strategische beslissingen binnen de onderneming
naleving van wettelijke verplichtingen
controle van documenten of rapporten
het gebruik van resultaten van de dienstverlening
Officenta kan niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten die voortvloeien uit onvolledige of foutieve informatie verstrekt door de klant.
8. Vertrouwelijkheid
Beide partijen verbinden zich ertoe vertrouwelijke informatie niet aan derden bekend te maken.
Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de samenwerking van kracht.
9. Intellectuele eigendom
Alle methodes, processen, templates, software en werkmethodes ontwikkeld of gebruikt door Officenta blijven eigendom van Multi T BV.
De klant verkrijgt enkel een gebruiksrecht voor interne bedrijfsdoeleinden.
10. Gebruik van technologie, automatisering en AI
Officenta kan gebruik maken van:
AI-tools
automatiseringssoftware
cloudsystemen
software van derden
Hoewel Officenta redelijke inspanningen levert om correcte resultaten te genereren, kunnen dergelijke systemen onnauwkeurigheden bevatten.
Alle output dient door de klant te worden gecontroleerd voordat deze wordt gebruikt voor operationele, commerciële of juridische doeleinden.
Officenta kan niet aansprakelijk worden gesteld voor beslissingen genomen op basis van AI-gegenereerde informatie.
11. Data en IT-systemen
De klant blijft verantwoordelijk voor:
beveiliging van IT-systemen
back-ups van gegevens
toegangsbeheer tot systemen
naleving van GDPR-wetgeving
Officenta kan niet aansprakelijk worden gesteld voor datalekken of systeemproblemen buiten haar controle.
12. Beperking van aansprakelijkheid
De totale aansprakelijkheid van Officenta is beperkt tot het laagste van de volgende bedragen:
het bedrag van de facturen betaald door de klant in de drie maanden voorafgaand aan het schadegeval
€5.000
13. Uitsluiting van indirecte schade
Officenta kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade waaronder:
winstderving
verlies van klanten
reputatieschade
verlies van gegevens
bedrijfsstagnatie
verlies van opportuniteiten
14. Vrijwaring
De klant vrijwaart Officenta tegen alle vorderingen van derden die voortvloeien uit:
foutieve of onvolledige informatie verstrekt door de klant
beslissingen genomen door de klant
schending van wetgeving door de klant
gebruik van resultaten van de dienstverlening zonder verificatie
15. Betaling
Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum.
Bij laattijdige betaling zijn automatisch verschuldigd:
nalatigheidsinterest van 10% per jaar
forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag (minimum €75)
Officenta kan haar dienstverlening opschorten bij niet-betaling.
16. Service level disclaimer
Officenta geeft geen garanties met betrekking tot responstijden, beschikbaarheid of doorlooptijden tenzij schriftelijk overeengekomen.
Eventuele tijdsindicaties zijn indicatief.
Officenta kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen veroorzaakt door externe factoren of derden.
17. Scope en bijkomende werkzaamheden
De dienstverlening van Officenta beperkt zich tot de werkzaamheden zoals beschreven in de overeenkomst of offerte.
Werkzaamheden buiten deze scope kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.
18. Beperking van vertrouwen op adviezen
Adviezen of aanbevelingen van Officenta vormen geen juridisch, fiscaal, financieel of boekhoudkundig advies.
De klant blijft verantwoordelijk voor het inwinnen van professioneel advies bij bevoegde specialisten.
19. Beperking van vorderingen
Geen enkele vordering tegen Officenta kan worden ingesteld na verloop van 12 maanden na de gebeurtenis die aanleiding gaf tot de vermeende schade.
20. Overmacht
Officenta kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen veroorzaakt door omstandigheden buiten haar controle.
21. Non-solicitation
De klant verbindt zich ertoe geen medewerkers of onderaannemers van Officenta rechtstreeks aan te werven gedurende de samenwerking en tot 12 maanden na beëindiging.
Bij overtreding is een vergoeding verschuldigd gelijk aan 24 maanden brutovergoeding van de betrokken medewerker.
22. Duur en beëindiging
De overeenkomst blijft van kracht zolang de samenwerking loopt.
Beide partijen kunnen de overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van 30 dagen, tenzij anders overeengekomen.
Officenta kan de overeenkomst onmiddellijk beëindigen bij:
ernstige contractbreuk
misbruik van systemen
niet-betaling
23. Toepasselijk recht
Op deze overeenkomst is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.
Alle geschillen vallen onder de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement waar Multi T BV gevestigd is.
24. Volledige overeenkomst
Deze overeenkomst vormt samen met de algemene voorwaarden de volledige overeenkomst tussen partijen en vervangt alle eerdere afspraken, communicatie of voorstellen met betrekking tot de dienstverlening van Officenta.
25. Aansprakelijkheidsbescherming (Liability Shield)
Voor zover wettelijk toegestaan erkennen de partijen dat alle vorderingen, schadeclaims of aansprakelijkheden die voortvloeien uit de dienstverlening van Officenta uitsluitend kunnen worden ingesteld tegen Multi T BV als contractspartij.
Geen enkele vordering kan worden ingesteld tegen:
bestuurders van Multi T BV
werknemers of medewerkers
virtuele assistenten
partners of onderaannemers
adviseurs of vertegenwoordigers van Officenta
De klant doet uitdrukkelijk afstand van elke buitencontractuele vordering tegen deze personen.
De klant erkent dat de dienstverlening van Officenta ondersteunend van aard is en dat de klant zelf verantwoordelijk blijft voor:
de uiteindelijke implementatie van aanbevelingen
beslissingen genomen op basis van de dienstverlening
controle van documenten, analyses of rapporten
het gebruik van systemen of processen binnen zijn organisatie
Voor zover wettelijk toegestaan wordt elke aansprakelijkheid van Officenta verder beperkt tot gevallen van opzettelijke fout of zware nalatigheid.
Elke vordering tot schadevergoeding moet schriftelijk worden gemeld binnen een redelijke termijn nadat de klant kennis heeft genomen van de vermeende schade, en uiterlijk binnen de termijn bepaald in deze overeenkomst.
26. Verantwoordelijkheid bij implementatie en gebruik door de klant
De klant erkent dat Officenta uitsluitend ondersteuning en dienstverlening levert in het kader van administratieve, organisatorische, communicatieve of digitale processen.
Alle aanbevelingen, instructies, analyses, rapporten, automatiseringen of configuraties die door Officenta worden geleverd, dienen door de klant zelf te worden geëvalueerd voordat zij operationeel worden toegepast.
De klant blijft te allen tijde volledig verantwoordelijk voor:
de implementatie van processen binnen zijn organisatie
het gebruik van systemen, software of automatiseringen
de naleving van wetgeving en interne procedures
de controle van documenten, rapporten of gegevens
Officenta kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die voortvloeit uit:
verkeerd gebruik van geleverde diensten
onjuiste interpretatie van aanbevelingen
foutieve implementatie door de klant
wijzigingen aan systemen uitgevoerd door de klant of derden
Indien de klant wijzigingen aanbrengt aan systemen, documenten, configuraties of processen die door Officenta werden opgesteld of geconfigureerd, vervalt elke aansprakelijkheid van Officenta met betrekking tot deze onderdelen.
De klant erkent dat hij eindverantwoordelijk blijft voor alle operationele beslissingen en voor het gebruik van de door Officenta geleverde ondersteuning.
27. Contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid
De partijen komen uitdrukkelijk overeen dat de aansprakelijkheidsbeperkingen en uitsluitingen opgenomen in deze overeenkomst eveneens van toepassing zijn op elke vordering gebaseerd op buitencontractuele aansprakelijkheid.
Voor zover wettelijk toegestaan erkennen de partijen dat geen enkele vordering met betrekking tot de dienstverlening van Officenta kan worden ingesteld tegen:
bestuurders van Multi T BV
werknemers of medewerkers
virtuele assistenten
partners of onderaannemers
vertegenwoordigers of adviseurs van Officenta
Elke vordering met betrekking tot de dienstverlening moet uitsluitend worden ingesteld tegen Multi T BV als contractspartij.
De klant erkent dat de aansprakelijkheidsbeperkingen in deze overeenkomst een essentieel onderdeel vormen van de commerciële afspraken tussen partijen.
Deze beperkingen blijven van toepassing ongeacht of de vordering gebaseerd is op:
contractuele aansprakelijkheid
buitencontractuele aansprakelijkheid
fout of nalatigheid
schade veroorzaakt door medewerkers of onderaannemers
Voor zover wettelijk toegestaan doen de partijen afstand van elke vordering die tot doel heeft de in deze overeenkomst opgenomen aansprakelijkheidsbeperkingen te omzeilen.
28. Beëindiging en beëindigingsvergoeding
De samenwerking tussen Officenta en de klant kan door beide partijen worden beëindigd mits naleving van de overeengekomen opzegtermijn zoals vastgelegd in de overeenkomst of offerte.
Indien geen specifieke termijn werd overeengekomen, geldt een minimale opzegtermijn van dertig (30) kalenderdagen.
Tijdens deze opzegperiode blijven alle contractuele verplichtingen en betalingsverplichtingen van kracht.
Indien de klant de samenwerking beëindigt zonder naleving van de overeengekomen opzegtermijn, heeft Officenta recht op een beëindigingsvergoeding gelijk aan:
de waarde van de diensten die verschuldigd zouden zijn geweest gedurende de opzegtermijn, of
het gemiddelde maandelijkse factuurbedrag van de laatste drie maanden, vermenigvuldigd met de resterende opzegperiode.
Officenta behoudt zich het recht voor om de samenwerking onmiddellijk te beëindigen zonder schadevergoeding indien de klant:
zijn betalingsverplichtingen niet nakomt
misbruik maakt van systemen of diensten
vertrouwelijke informatie misbruikt
de contractuele voorwaarden ernstig schendt
In geval van beëindiging blijven alle bepalingen met betrekking tot:
aansprakelijkheidsbeperking
vertrouwelijkheid
intellectuele eigendom
vrijwaring
geschillenbeslechting
onverminderd van kracht.